Business Case als Basis für die Ablösung von Legacy Systemen – so begründen Sie die Investition
Die Notwendigkeit
zur Ablösung eines Legacy ERP Systems hat verschiedene Ursachen. Oft ist das bisherige System einfach nur technologisch
veraltet, möglicherweise aber auch nicht mehr konform mit Strategie und
Geschäftsprozessen. Bleibt es länger als nötig in Betrieb, entstehen durch
aufwändige Wartung, individuelle Massanpassungen, Systembrüche und geringe
Standardisierung unnötige Kosten und Sicherheitsrisiken.
Zersplitterte und individuelle Alt-Systemlandschaften gehen zudem nicht selten einher mit gewachsenen, wenig durchgängigen oder strategiekonformen Unternehmensprozessen und -Strukturen sowie unklaren Verantwortlichkeiten. Ablauf- und Aufbauorganisation sind schlecht aufeinander abgestimmt, und die Skalierbarkeit des Geschäftsmodells als Voraussetzung für eine flexible Reaktion auf Nachfrageschwankungen ist gering.
Mit dem Business Case Potenziale, Risiken und Kosten evaluieren
Die Umstellung auf ein neues ERP sollte daher nicht nur frühzeitig stattfinden – zur Freisetzung sämtlicher Optimierungspotenziale ist zudem eine ganzheitliche Betrachtung von Strategie, Geschäftsprozessen und Digital Core von Vorteil. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die zeit- und investitionsintensive Umsetzung zum Ziel führt und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens langfristig steigert.
Der Business Case zeigt auf, wo die Chancen und Risiken einer Ablösung liegen, und ermittelt die Potenziale verglichen mit Investitionen und Aufwand:
- Aufnahme der Ist-Situation; Ermittlung von
Optimierungspotenzialen und Änderungsbedarf
- Geschäftsprozessmodell und -prozesse: Überprüfen der Übereinstimmung von Prozessen und Struktur mit der Strategie, Identifikation von Redundanzen sowie Abweichungen gemessen an den Designkriterien einer Hochleistungsorganisation
- IT-Landschaft: Ermittlung von Systembrüchen und Einschätzung der entsprechenden Risiken und Kosten; Ermittlung des Reifegrads und Identifikation von Lücken
- Kosten des aktuellen Legacy-Systems: Ermittlung und Beurteilung der Systemkosten (= TCO: Total Cost of Ownership): Betriebs- und Aufrechterhaltungskosten, Entwicklungskosten und Aufwand für Datengewinnung
- Soll-Anforderungen und Scope des neuen Systems: Feststellung des Änderungsbedarfs, Wahl des Umstellungsansatzes, Kalkulation der Investitionen, Definition der Timeline
- Bewertung von Potenzialen, Risiken, Aufwand und
Investitionen
- Ableitung der qualitativen und quantitativen Potenziale bezüglich der Optimierung von Prozessen, IT-Landschaft und TCO
- Ermittlung von Investitionsbedarf und Cash Flow, sowie Change Aufwand und Risiken
Durch einen klar strukturierten Ansatz werden im Business Case die notwendigen Weichen gestellt
Business Case High Performance Unternehmen und Umstellung auf z.B. SAP S/4HANA
Der Business Case fokussiert nicht rein auf die Kosten eines neues Systems, sondern zeigt dank des ganzheitlichen Ansatzes für Unternehmens- und ERP-Design den Weg zur digitalen Hochleistungsorganisation. Diese schöpft ihre Businesspotenziale dank hoher Skalierbarkeit und Effizienz, transparenter Führungsinformationen und optimierter Kostenstruktur vollständig aus und ist damit auf die Herausforderungen der Zukunft bestens vorbereitet.
Checkliste: Erfolgsfaktoren der Transformation
- Awareness (Problem- und Dringlichkeitsbewusstsein)
- Klares Zielbild
- Transparenz über die qualitativen und quantitativen Verbesserungspotenziale (Business Case)
- Commitment des Managements zum skizzierten Lösungsansatz und Leadership im Transformationsprozess
- Systematisches Vorgehen
- Konsequenter Einbezug der Mitarbeitenden in die Erarbeitung des Zielbilds und Implementierung der Lösung
Haben Sie Fragen im Zusammenhang mit der Ablösung Ihres Legacy-Systems?
Die Experten der hpo und unseres Technologiepartners CNT Management Consulting stehen für eine Vertiefung des Themas gerne zur Verfügung. Gemeinsam erörtern wir Ihre individuelle Ausgangslage und diskutieren die Lösungsmöglichkeiten.
